İç Kontrol
İÇ KONTROL
İç Kontrol Nedir?
İç kontrol; kurumun temel hedeflerini gerçekleştirip gerçekleştirmediği konusunda makul bir güvence elde etmek amacıyla tasarlanan sistemler bütünüdür. Bu yüzden etken bir iç kontrol sistemi sürecinin ön koşulu hedeflerin açık biçimde belirlenmesidir. Kurumun yöneticilerinin sorumluluğunda ve çalışanlar tarafından hayata geçirilen ve organizasyonun karşı karşıya kaldığı değişimlere sürekli bir biçimde uyum gösteren dinamik ve tamamlayıcı bir süreçtir.
İç kontrol faaliyetleri; düzenli, ahlak kurallarına uygun, ekonomik, verimli ve etkin bir biçimde gerçekleştirme, hesap verme sorumluluğunun gerektirdiği yükümlülükleri yerine getirme, yürürlükteki yasalara ve yönetmeliklere uyma, kayıplara kötü kullanıma ve hasarlara karşı kaynakları koruma hedeflerini gerçekleştirmek suretiyle; kurumun misyonunu başarması için riskleri göğüslemek ve makul bir güvence sağlamak üzere tasarlanmıştır.
İç kontrol; kişilere hâlihazırda yaptıkları iş ve işlemleri daha düzgün, daha kaliteli ve daha sistematik yapmaları için uygun ortamı oluşturan ve bu bilincin oluşmasını sağlayan uzun vadeli bir algı ve kültür değişimidir.
İç kontrol; kurum kültürünü, etik değerleri, personel performansını, kurumsal organizasyon yapısını, planlama ve programlama faaliyetlerini, misyon ve vizyon çerçevesinde stratejik amaçlar ve hedefler tesis edilmesini, kurumsal risklere yönelik kontrol mekanizması geliştirilmesini, kayıt ve dosyalama sistemini, kurum içi yatay ve dikey iletişim kanallarını, bilgi güvenliği politikalarını, raporlama sistemlerini ve iç denetimi içinde barındıran bir yönetim modelidir.
İç kontrol, bir kurum bünyesinde kurumun amaç ve hedeflerine ulaşmasını sağlamaya yönelik olarak tasarlanıp uygulanan tüm faaliyet ve işlemler olarak tanımlanabilir. İç kontrol muayyen işlemlere yönelik olarak alınan tedbirlerden ibaret bir süreç olmayıp amaç ve hedeflerin gerçekleştirilmesini sağlamaya yönelik tüm faaliyet ve uygulamaları ifade eder.
İç kontrolün amacı;
Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini,
Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini,
Her türlü mali karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini,
Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini,
Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını, sağlamaktır.
İç Kontrol Sisteminin Önemi
*****İç kontrol sisteminin önemi amacından kaynaklanmaktadır. İç kontrol sistemi öncelikle mali tabloların güvenilirliğini ve anlaşılabilirliğini sağlamayı hedefler. Varlıkların korunmasını, ilgili mevzuata uygunluğunun ve verimliliğinin artırılmasına destek olur.
*****İç kontrol sistemi yönetimin amaçlarının etkili ve etken bir şekilde başarılmasını, yasalara ve düzenlemelere uygunluğu, varlıkların korunmasını, hata ve düzensizliklerin önlenmesini, tam ve güvenilir kayıt tutulmasını ve zamanında ve güvenilir mali raporlamayı sağlar.
*****İç kontrolü tek başına bir sistem olarak ele almaktan ziyade; planlama, bütçe, muhasebe, denetim ve bilgi sistemi türünden sistemleri birbirleri ile kaynaştıran bir kavram olarak değerlendirmek gerekir. İç kontrolün olmadığı veya yeterince sağlanamadığı durumlarda; varlıkların kaybına, yanlış kararlar verilmesine, çeşitli suistimallere sebebiyet verebilmektedir.
*****İç kontrol sistemi hedefleri gerçekleştirebilmek için yönetici/ çalışan işbirliği ve katılımcılığını öngörür; bu nedenle iç kontrol sisteminin kurum/kuruluşlar için tamamlayıcı özellikleri aynı zamanda önemini de ortaya çıkarmaktadır.
İç Kontrol Sisteminin Temel İlkeleri
İç kontrole ilişkin usul ve esaslarda iç kontrolün temel ilkeleri aşağıdaki gibi belirtilmiştir.
*****İç kontrol faaliyetleri idarenin yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülür.
*****İç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde öncelikle riskli alanlar dikkate alınır.
*****İç kontrole ilişkin sorumluluk, işlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsar.
*****İç kontrol malî ve malî olmayan tüm işlemleri kapsar.
*****İç kontrol sistemi yılda en az bir kez değerlendirilir ve alınması gereken önlemler belirlenir.
*****İç kontrol düzenleme ve uygulamalarında mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap verebilirlik ve ekonomiklik, etkinlik, etkililik gibi iyi malî yönetim ilkeleri esas alınır.
İÇ KONTROL FAALİYETLERİNİN BİZİM BAZINDA UYGULANMASI
1. KONTROL ORTAMI STANDARTLARI
Standart: 1. Etik Değerler ve Dürüstlük
Birimimiz şeffaflık, hesap verebilirlik anlayışı ile etik değerleri önemseyen, mevzuatlar çerçevesinde verdiği hizmet alanlarında da buna özen gösterir.
Standart: 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler
Kurumumuz için belirlenen insanlığın refahını arttırmak temel amacıyla; bilimsel araştırmalar yapmak, meslekî ve akademik alanda yetkin, temel değerlerimizle donatılmış bireyler yetiştirmek, üretilen değerleri ekonomik çevreye ve bilgi birikimini toplumun hizmetine sunmak misyonuna bütçe ödenekleri çerçevesinde gerekli kaynak desteğini sağlamaya çalışır.
Standart: 3. Personelin yeterliliği ve performansı
Birimizde çalışan personele, kurum kültürü, bilgi ve becerilerinin geliştirilmesi, yapılan iş ve işlemlerin doğru yapılması, takibi konularında sürekli katkı sağlamaya çalışır.
Standart: 4. Yetki Devri
Birimde yapılan iş ve işlemlerde mevzuatın elverdiği ölçüde yetki devri yapılır, duruma göre güncelleme yapılır, çalışanlara yetki ve sorumlulukları hatırlatılır.
2. RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI
Standart: 5. Planlama ve Programlama
Yapılan işlemler mevzuata, bütçe ödenek durumuna, ihtiyaç tespit edilen taşınırlara, insan kaynağına ve eğitim öğretim dönemine göre planlanır.
Standart: 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi
Yapılan işlemler çoğunlukla mali konularla ilgili olduğundan her aşamasında kontrol gereklidir. Ayrıca sürekli olarak denetime açık olduğundan yapılan işlemlerin mevzuata uygunluğu, doğruluğu ve tam olması gereklidir.
3. KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI
Standart: 7. Kontrol stratejileri ve yöntemleri
Hazırlanan işlemlerde ve belgelerde mevzuata uygunluk gerekir, aynı zamanda mevzuatlarda bunların yöntemleri de tanımlanmıştır.
Standart: 8. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi
İzlenecek prosedürler mevzuatlar ve bilgi sistemleri ile belirlenmiştir.
Standart: 9. Görevler ayrılığı
Mevzuatlarla belirlenmiştir.
Standart: 10. Hiyerarşik kontroller
İşi yapan (Memur, VHKİ, Bilgisayar İşletmeni, Büro İşçisi), kontrol eden (Şube Müdürü, Gerçekleştirme Görevlisi) ve onaylayan (Daire Başkanı, Harcama Yetkilisi) şeklinde kontrol aşamaları bulunmaktadır.
Standart: 12. Bilgi sistemleri kontrolleri
Bilgi sistemlerinin kontrolü de sistemler üzerin de kontrol eden ve onaylayan şeklinde olmaktadır.
4. BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI
Standart: 13. Bilgi ve iletişim
Birimimizde yapılan iş ve işlemler ilgili mevzuatlara göre yapılmaktadır. Mevzuatlar iş başı eğitimlerle, kurumsal eğitimlerle, kurum dışı seminer ve kurslara katılım ve Resmi Gazete aracılığıyla ulaşılabilmektedir. Uygulamalara yönelik birim içinde toplantılar yapılarak bilgilendirme sağlanmaktadır. Birimimizi ilgilendiren veya EBYS üzerinden gelen belgeler personele tebliğ veya havale edilmektedir.
Standart: 14. Raporlama
Yapılan çalışmalar, yıllık hazırlanan faaliyet raporu, il koordinasyon kurulu raporları, brifing raporları, satın alma raporları, taşınır raporları, iç kontrol eylem planı raporları ile değerlendirilmektedir.
Standart: 15. Kayıt ve dosyalama sistemi
İhale, doğrudan temin, ödeme belgeleri klasörlerde dosya planına uygun olarak hazırlanmakta ve dosyalanmaktadır. Hazırlanan klasörler kilitli raylı sistem arşiv dolaplarında muhafaza edilmektedir.
Standart: 16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi
Hata ve usulsüzlük durumunda tutanak ile kayıt altına alınıp, işin nedenine veya durumuna göre çözümü için veya tekrar olmaması için çözüm önerileri geliştirip uygulanmaktadır.
5. İZLEME STANDARTLARI
Standart: 17. İç denetim
Birimimizde yapılan işlemlerde sürekli kontrol mevcut olup, kurum iç denetim tarafından da yapılan işlemlere yönelik denetim gerçekleştirilebilmektedir.
ETİK DEĞERLER VE DÜRÜSTLÜK
1.1. Kamu Görevlileri Etik Kurulu Yönetmelikleri http://www.etik.gov.tr/Mevzuat.aspx?id=3
1.2. Etik Davranış İlkeleri Rehberi http://www.etik.gov.tr/BilgiBankasi.aspx?id=10
1.3. Kamu Görevlileri Etik Kuruluna İlişkin Başbakanlık Genelgeleri http://www.etik.gov.tr/Mevzuat.aspx?id=4
